Circuito de Embarque por Viaje
Uno de los problemas habituales en el transporte de expreso paquetería es que la mercadería recibida en el deposito origen no se embarque correctamente. Puede suceder que se embarque en el camión incorrecto (lo cual implica que la mercadería se traslade a una sucursal equivocada) o que quede en el deposito de origen y tenga que forzar un nuevo viaje o demorar la entrega en destino debido a tener que esperar a un nuevo viaje para la sucursal correcta.
El circuito que se detalla a continuación tiene como objetivo reducir drásticamente este tipo de incidencias.
Los requerimientos para la implementación del mismo implican:
1- Tener contratado el módulo Expreso / Paquetería
2- Tener contratado el módulo Viajes y Cargas
3- Poseer, al menos, una lectora de código de barras
4- Disponer de una terminal (PC) en el depósito
Conceptualmente, los pasos del circuito son los siguientes:
1- Generación de Guías.
2- Generación de Viajes
3- Embarque de Guias en Viaje (Generación de Foja) leyendo la etiqueta adherida a los bultos que conforman la guia.
4- Cierre de Embarque
5- El resto del circuito en destino se completa sin cambios sobre la operatoria actual (recepcion de foja, armado de reparto, conforme, etc)
Los primero a determinar es la configuración correcta para el comportamiento del sistema de acuerdo a lo que debe suceder en cada sucursal. Esta configuración va a determinar cuales sucursales estan obligadas a realizar los pasos mencionados anteriormente y cuales, según su movimiento, van a trabajar sin cambios en los circuitos de expreso.
Otra configuración a determinar es cada cuantos bultos se asume el embarque completo de la guia en el viaje y, en función de esto mismo, cuantas etiquetas se deben imprimir. Por ejemplo, en el caso de tener una cantidad de bultos reducida (por ejemplo 3) será necesario imprimir 3 etiquetas (al menos) que se leera cada una en forma individual hasta completar el embarque. En cambio, si, por ejemplo, la guia consta del 40 bultos, se puede indicar, por configuración, que al leer 3 códigos de barra, se embarque la guia en su totalidad.
Habiendo completado los requerimientos indicados mas arriba, el primer paso de la configuración es comunicarse con Soporte de K&Dat Sistemas para que "relacione" los módulos de Expreso y Viajes.
LOS DATOS QUE A CONTINUACIÓN SE MUESTRAN CORRESPONDEN A UN EJEMPLO DONDE LA SUCURSAL ORIGEN DE LA MERCADERÍA ES "BUENOS AIRES" (BA) Y LA SUCURSAL DESTINO ES "NEUQUEN" (NQ)
Hecho esto, se deben completar las siguientes configuraciones:
1- Valores por Omisión de Expreso: Se debe indicar en el sistema que el embarque de guias se realizará en el viaje.
1.1- Acceder a Expreso > Tablas > Distribución > Valores por Omisión
1.2- Acceder a la solapa Foja / Reparto
1.3- En la opción "MODO DE EMBARQUE EN VIAJES", seleccionar la opción EMBARQUE POR VIAJE
2- Determinar la forma de embarque según la sucursal destino: De acuerdo a cual sea la sucursal de destino de la mercadería se de debe indicar el comportamiento del embarque, lo cual, básicamente, implica indicar "cuantas lecturas de etiquetas implican el embarque completo de la guia".
2.1- Acceder a Expreso > Tablas > Distribución > Forma de Embarque por Sucursal Destino.
2.2- Seleccionar la sucursal destino y presionar el tilde verde.
2.3- Esto habilitará las siguientes configuraciones que implican:
2.3.1- Modo de Embarque:
* Lectora de Código: indica que el bulto se determinará leyendo una etiqueta adherida al mismo.
* Manual: Implica completar, manualmente, el código del bulto.
* En caso de seleccionar "MANUAL" se debe indicar si el dato a completar sera GUIA o NIC
2.3.2- Tipo de Embarque:
* Por Bulto: Indica que la lectura es por cada bulto. Al indicar esta configuración se debe inidicar si se requiere o no la identificación del bulto. En caso afirmativo se deberá, si o si, leer todas y cada una de las etiquetas. En caso negativo, se debe indicar, con anterioridad, la cantidad de lecturas que conforman la guia completa.
Ademas, cuando el tipo de embarque es por Bulto, se debe determinar cual es la cantidad máxima de lecturas que deben hacerse hasta embarcar la guia completa. Por ejemplo, si indicamos "3" en este dato, cuando se realice la cuarta lectura de la etiqueta, el sistema asumirá el embarque completo de la guia, independientemente de cuanto bultos la conformen.
2.4- Guardar los cambios para continuar.
3- Configuración de impresión de etiquetas: Para poder realizar la impresión de las etiquetas que contienen el código de barras que se lee para el circuito es necesario completar los siguientes pasos:
3.1- Acceder a Expreso > Tablas > Comercial > Movimientos
3.2- Seleccionar el código del movimiento que disparará la impresión de etiquetas. Recuerde que cuando genera una GUIA (sea factura o carta de porte) puede indicar el tipo de movimiento que esta realizando. Es en este tipo de movimientos que se indica si se deben imprimir etiquetas, con cual formato, cuantas adicionales y en cual impresora. Cabe aclarar que estos datos pueden ser modificados en el mismo momento de la generación de la guia.
3.3- Indicar cual es el comportamiento para la generación de etiquetas (desde la generación de guias)
Las opciones son:
3.3.1- No emitir al grabar el comprobante: No se imprimirán etiquetas
3.3.2- Emitir al grabar el comprobante: Se emitirán etiquetas
3.3.3- Preguntar si emite al grabar el comprobante: El sistema consultará, al grabar, si se deben o no imprimir etiquetas.
3.3- Acceder al botón "CONFIGURACIÓN DE ETIQUETAS"
3.4- Completar los datos requeridos
3.4.1- Formato de Etiqueta: Al desplegar se mostrarán los distintos formatos de etiquetas que se han diseñado en función de solicitudes anteriores. Seleccione el que desea o solicite un formato nuevo al sector de Soporte de K&Dat Sistemas.
3.4.2- Cantidad Adicional: El sistema asumirá una etiqueta por bulto como el estandar de impresion. En este campo se indica la cantidad adicional a la de bultos.
3.4.3- Impresora: Seleccione su impresora de etiquetas.
3.5- Guarde los cambios con el tilde verde. El sistema emitirá un mensaje que indica que los cambios realizados se guardaran una vez que grabe las modificaciones del código de movimiento.
Completadas todas estas configuraciones, el sistema está en condiciones de:
1- Imprimir etiquetas al generar guias.
2- Permitir el embarque mediante la lectura del código de barras impreso en la etiqueta. Cabe destacar que la FOJA se genera a medida que se procede con el embarque de la guia en el viaje por lo que no es necesario acceder a la opción de Generación de Foja.
Para darle mayor claridad al procedimiento vamos a ilustrar con un ejemplo donde:
1- Se generará una guia con 3 bultos con origen BA y destino NQ
2- Se generará una guia con 5 bultos con origen BA y destino NQ
3- Se generará un viaje con origen BA y destino NQ
4- Se embarcaran las dos guias mencionadas
5- Se cerrará el embarque del viaje indicado.
6- Se procederá con la recepción de la foja en la sucursal NQ
1- Generación de guia con 3 bultos:
1.1- Al grabar, el sistema nos consultará (segun configuracion) cuantas etiquetas se van a imprimir
En este ejemplo, se van a imprimir una etiqueta por bulto (3) más una adicional como se indico en la configuracion. (Esto se puede modificar en esta misma instancia)
2- Generación de Guia con 5 bultos.
2.1- Al grabar, el sistema nos consultará (segun configuracion) cuantas etiquetas se van a imprimir
En este ejemplo, se van a imprimir una etiqueta por bulto (5) más una adicional como se indico en la configuracion. (Esto se puede modificar en esta misma instancia)
3- Generación de Viaje con origen BA y destino NQ
4- Embarque de Guias
4.1- Acceder a Expreso > Foja > Embarque por Viaje
4.2- Complete los datos que se solicitan para continuar
4.2.1- Cargador: Es un usuario de Transoft al que se indicó este permiso. Se completa desde el menu de la derecha "Administracion de Usuarios" > Usuarios. Donde deberá editar la tabla EMPLEADO para indicar el tipo de empleado "CARGADOR" 
4.2.2- Viaje: Seleccione el viaje creado en el púnto 3
4.2.3- Sucursal: Aqui se debe indicar la sucursal destino del viaje para que el sistema proponga las guias correctas. En caso de que haya mas de una sucursal involucrada se deberá realizar el embarque en forma individual.
4.3- Al presionar el tilde verde el sistema presentara, en la grilla superior, las guias disponibles a embarcar y en la grilla inferior las que se embarcaron en el viaje.
4.4- En esta instancia es cuando se procede con la lectura del codigo de barras impreso en la etiqueta y a medida que se proceda se iran embarcando los bultos hasta completar la totalidad que conforman la guia (en nuestro ejemplo, 3 en la primer guia y 5 en la segunda)
4.5- Salga de la pantalla presionando la tecla "ESC"
5- Proceda con el cierre del embarque del viaje en cuestión
6- La recepcion de la foja se realiza tal como se viene realizando.
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