Control de Cajas - Circuito de Cierre de Caja
En Transoft se puede realizar un control de cajas mediante lo que se denomina "Circuito de Cierre de Caja".
Este circuito permite, mediante una configuración, que todos valores que utiliza un operador (o mas de uno), ya sea mediante el uso de recibos, ordenes de pago o ambas, sean controlados en forma periódica, pudiendo, además, emitir un informe especifico para realizar un arqueo en el caso que corresponda.
La configuración y el uso el cierre de caja contempla:
1- La definición del "Grupo de Caja". Este grupo de caja puede ser un único cajero, varios, una sucursal completa, etc.
2- La asignación contable a cada valor que utilizará el grupo.
3- La asignación de cada valor (cuenta contable) a cada grupo de caja.
4- Configuración para utilizar Cierre de Caja
4- Uso en movimientos y Cierre de Caja
5- Informe de Movimientos de Caja
Definición de Grupos de Caja
Cada grupo de caja puede ser un único operador, una sucursal completa o como Ud. lo determine. El objetivo final será mantener el control del saldo del grupo de caja.
Para determinar los grupos de Caja diríjase a Contabilidad > Tablas > Grupos de Caja
Complete el código (el que desee), la descripción y la sucursal que le corresponde a dicho grupo. Los demás datos serán completados desde otras opciones.
Asignación de valores a grupos de caja
Para que funcione correctamente el control, se debe asignar una cuenta contable diferente a cada valor que utiliza cada grupo. Es decir, que si poseemos dos grupos de caja que utilizan "Efectivo" debemos tener, en el plan de cuentas, una cuenta para el efectivo que utiliza un grupo de caja y otra cuenta para el efectivo que utiliza el otro grupo de caja.
La definición contable se configura según el valor:
* Efectivo: Valores > Tablas > Cajas
* Cartera: Valores > Tablas > Cartera
* Banco: Valores > Tablas > Banco
Estos son los tipos de valores que se controlan mas habitualmente. Si desea controlar otros, deberá completar la configuración de cuenta contable en la tabla que corresponda.
Asignación de valores (cuenta contable) a cada grupo de caja
Una vez finalizadas las configuraciones anteriores, es momento de asignar cada valor a cada grupo de caja. Es importante saber que cada valor sera utilizado UNICAMENTE por un grupo. No se permite asignar un mismo valor a mas de un grupo ya que el control no funcionaría.
Para asignar los valores a los grupos deberá indicar, en la cuenta contable, a que grupo pertenece. Esto se realiza desde Contabilidad > Plan de Cuentas donde deberá seleccionar la cuenta contable que se le asignó a cada valor y completar el dato "Grupo de Caja"
Configuración para utilizar Cierre de Caja
Completadas las configuraciones anteriores, ya está en condiciones de configurar el sistema para que utilice el circuito. Esto se realiza desde Valores > Tablas > Valores por Omisión:
Tilde la opción y grabe.
Uso en movimientos y Cierre de Caja
A partir de ahora cada recibo / orden de pago que utilice requerirá que los valores involucrados esten asignados a un grupo de caja. SI no es asi, el sistema le informará la inconsistencia y no le permitirá grabar el movimiento.
Recuerde que cada Grupo de Caja tiene sus propias cuentas contables por lo que si un Grupo desea utilizar un valor que no se le asignó el sistema impedirá el uso de dicho valor. Por ejemplo: Si un operador perteneciente al grupo "BA" intenta utilizar un valor que no esta asignado a su grupo, el sistema no le permitira grabar la operación.
Finalizados los movimientos del periodo (puede ser diario, semanal, mensual, etc.) se deberá realizar lo que se denomina "Cierre de Caja". Esta operación permite restringir los movimientos de valores a un determinado "numero de caja". Los Numeros de Caja son los periodos de tiempo en que se realizaron movimientos, se les asigna un Numero que esta directamente relacionado al Grupo en cuestion.
Por ejemplo, si el grupo "CAJA 1" desea realizar el cierre para impedir movimientos de dias anteriores, deberá realizar el cierre correspondiente en Valores > Cierre de Caja:
Al seleccionar el grupo y presionar el tilde verde se habilita el boton "CERRAR". En el ejemplo, el numero de caja 25 abarca todos los movimientos realizados entre el 02/12/2020 y el 17/01/2023. Simplemente restaría grabar la operación.
Informe de Movimientos de Caja
Para poder revisar todos los movimientos realizados en periodo de tiempo o numero de caja, deberá emitir el informe confeccionado a este efecto desde Valores > informes generales > Movimientos de Caja.
Al seleccionar alguno de los informes y avanzar, el sistema le pedirá que indique si desea ver los movimientos de un periodo de tiempo o de un numero de caja de determinado grupo.
Al avanzar podrá emitir el informe en el formato que desee:
Y el resultado podrá utilizarlo para realizar un arqueo o simplemente conocer los movimientos y el saldo de determinado grupo / numero de caja.
Consideraciones:
* Grupos de caja (cuando se trabaja por novedades) se deben crear o cada grupo en cada sucursal o todo creado en la casa central y luego transmitir novedades.
* Luego de generados los grupos el sistema asigna un numero a cada grupo y comienza a ingresar todos los valores configurados por ejemplo CC-01.(código de suc nro caja) Este numero no se puede modificar.
* Los movimientos (Recibo y Orden de pago) con fecha anterior al inicio del uso de cierre de caja NO los registra en cajas.
* A medida que se realizan las operaciones se van registrando en cada caja correspondiente, el grupo de caja no trabaja por fecha es decir que va guardando los movimientos en la caja abierta en ese momento independiente de la fecha del movimiento.
* Si la caja esta cerrada se pueden realizar anulaciones de movimientos.
* Informes: El informe de Movimientos de caja se debe filtrar por caja.
Si bien aparecen los detalles de todos los movimientos solo suma lo referido a la caja consultada.
* Toda cuenta involucrada en el asiento generado por un recibo o una OP tiene que estar asociado a algún grupo de caja de lo contrario no va a permitir grabar la operación
Cualquier duda que tenga con el circuito o las configuraciones puede comunicarse con el departamento de soporte de K&Dat Sistemas S.A.
Related Articles
Circuito de Redespacho
Incorporamos el circuito de redespacho en Transoftweb permitiendo un mejor seguimiento del mismo y si ambos transportes cuentan con nuestro sistema podrán potenciar la utilidad ya que deja vinculadas la carga inicial con la carga de redespacho. El ...Circuito de Embarque por Viaje
Uno de los problemas habituales en el transporte de expreso paquetería es que la mercadería recibida en el deposito origen no se embarque correctamente. Puede suceder que se embarque en el camión incorrecto (lo cual implica que la mercadería se ...Circuito de cheques rechazados
El circuito de cheques rechazados se aplica para poder tener todo el historial completo de uso de un cheque. Implica los siguientes pasos: 1- Recepción del cheque Mediante la confección de un recibo se realiza el ingreso del valor al sistema. Este ...Circuito de Código de barras de Expreso.
El circuito de codigo de barras de expreso tiene como objetivo reducir drasticamente el tiempo de seleccion de guias en distintas opciones del sistema, asi como evitar la selección equívoca de estos comprobantes. Las funciones que contempla son las ...Formas de Embarque de cargas en Transoftweb
Transoftweb dispone de distintas maneras de embarcar cargas en viajes. Cada una de ellas busca un objetivo diferente. 1- Embarque de cargas directo: Mediante esta opción, podrá seleccionar de una lista, aquellas cargas que desea embarcar en el viaje ...